ビジ選☆リーダーズ Vol.932『仕事がうまくいく！絶対的な「１日」の習慣』（山本武史）

■理想の１日の作り方 持ち時間は、誰にとっても１日24時間だ。増やすことも、減らす こともできない。24時間の使い方で、仕事や人生の質が変わる。 時間管理ができれば、仕事も人生もうまくいく。 理想の１日とは、ダラダラ過ごす無駄な時間がなく、仕事がスケジ ュール通りに進み、家族との時間や将来への投資が取り入れられた 日だ。理想の１日を毎日繰り返すことで、理想的な人生が歩める。 そのためには、どこにどれだけの無駄があるかをチェックすること だ。そして、無駄な時間を、本来やるべきことに充てることだ。思 いついた時だけではダメだ。きちんと計画的に進めるべきだ。 ★ 無駄を見つけて、作れる時間がわかったら、その時間を本来やるべ きことに優先的に割り当てていくことだ。本来やるべきこととは、 自分の人生に不可欠なことだ。 たとえば、仕事のスキルアップや新たなチャンスを見つけること、 家族とゆっくり過ごすこと、コンディションを整えること、会社以 外の人間関係をよくすること、将来に対する備えなどだ。 まず、自分が将来どうなりたいのかをきちんと考える。出版したい なら文章を書く時間や文章力を高める時間、起業したいなら経営の 勉強やビジネスプランを練る時間が必要だ。 将来を描くことでやるべきことが見えてくるのだ。「将来なりたい 姿もはっきりしないし、自己投資に何をすればいいかわからない」 という人もいる。 そういう人は、まず運動と読書に取り組むことだ。運動は「身体」 という最も大切な資源を良い状態に保ってくれる。読書をすれば仕 事にもプライベートにも役立つ情報を得ることができる。 ★ 理想の１日は、３つのステップで作る。まず、やるべきことを細か く洗い出す。会議や面談など人と会う約束はもちろん、自分１人で 進める仕事も雑用やルーティーンも、作業単位に細分化し洗い出す。 たとえば「会議の準備」をする場合「会議資料の印刷」「会議の机 の並び替え」「会議案内の作成」といった具合に必要な作業を細か く分けることができる。 次に、洗い出したやるべきことに優先順位をつける。少し先の締め 切りのことも考えながら、ミスができない重要な仕事や緊急度の高 い仕事を優先させる。締切の近い順ではないことに注意が必要だ。 ★ 最後にスケジュールを決める。もっとも大切なことは、先ほど決め た優先順位にしたがって手帳やスケジューラーに予定を入れていく ことだ。 優先順位の一番は「重要度も緊急度も高いもの」だ。次に「重要だ が緊急ではないもの」だ。次に「重要ではないが締め切りが近 いもの」、最後が「重要度も緊急度も低い」ものだ。 特に、注意が必要なのは「重要だが緊急ではないもの」と「重要で ないが締切が近いもの」だ。両者を直接比較した時、前者に取り組 まないと間に合わないこともある。その場合、前者に先に取り組む。 だが「重要だが緊急ではないもの」は後でも、絶対取り組まねばな らないものだ。その時間をしっかり確保するために「重要でないが 締切が近いもの」より先に記入して時間を確保しておく。 この計画づくりは、毎日決まった時間にすることだ。出勤前か、仕 事を始める前がベストだ。そのタイミングで、翌日の同じ時間まで を計画していくのだ。 また、仕事とプライベートのスケジュール管理は一元化して行った ほうがいい。同じ手帳や同じスケジューラーで、公私ともにチェッ クできた方が絶対に便利だ。 スケジュールを一元化しておかないと、予定の管理に失敗するリス クがある。たとば、仕事とプライベートの予定をダブルブッキング してしまう可能性があるのだ。