ビジ選☆リーダーズ Vol.950『「速く」「短く」「感じよく」メールを書く方法』（鈴木真理子）

■これさえ押さえれば安心！メールの書き方 メールは便利な手段だが、書くのに時間がかかる。コミュニケーショ ンをメールで行うことが増えた結果、多くのビジネスパーソンが余計 な時間を取られている。 メールをササッと書き、受け取ったメールをてきぱき片付ける「メー ル力」高めるべきだ。そうすれば、メールに振り回されず、本当にや りたい仕事に時間を割けるようになるはずだ。 メールは大きく分けると、ヘッダーと本文の２つから成り立つ。ヘッ ダーは、宛先の「アドレス」と「件名」だ。本文は「宛名」「はじめ の挨拶」「要件」「結びの挨拶」「署名」の５つの要素を順番に書く。 読みやすくするポイントは「全行左寄せにする」「１～５行を一段落 とする」「話題が変わるときは１行空ける」「１行30文字程度にす る」の４つだ。 ★ メールの価値はタイトルで決まる。内容が想像できるようにすべきだ。 受信者は、届いたメールの送信者とタイトルで優先順位をつけたり、 読むか捨てるかを瞬時に判断するからだ。 だから「大事なメールだ」と思わせるタイトルをつけることだ。やり 方は簡単だ。まず「対象や案件を絞り込む」のだ。たとえば会議のメ ールなら、タイトルに会議の日付や、会議の名称を入れる。 次に、結論や目的、相手に期待する行動を入れる。「何を伝えたい か」「相手にどうしてほしいか」明確にする。開催連絡、出欠確認、 資料送付などを【】に入れてタイトルの先頭に持ってくるのだ。 たとえば『【開催通知】「業務効率化」会議』『【依頼】○月号社内 報の記事執筆』などだ。返事の期限や締め切りがあるなら「○／○ま で」と明記するのもいい。 社外向けなら失礼のない言葉にすべきだ。たとえば、社内メールが 『【確認依頼】○／○会議議事録』なら、社外向けのメールは『【確 認お願い】○月○日会議議事録』といった具合にすればいいのだ。 ★ メールで悩むのは「本文をどう書くか」だ。悩む時間を減らすには、 パターンを決めておくことだ。たとえば、目的と結論を次のように書 くことだ。 目的は「自分は何のためにメールを送るのか」と自問自答する。そし て「○○のためにメールを送ります」「○○したくメールをお送りし ました」などと、○○に「なぜ」の目的を入れて書く。 次に結論だ。ここでは「読み手にどうしてほしいのか？」を考える。 たとえば「返信してほしい」「都合を知らせてほしい」などだ。「読 み手にしてほしいこと」を結論に書けばいいのだ。 ビジネスメールは、短く書くのが基本だ。だが、どうしても詳細、す なわち説明や補足、条件などを加えなければならない時もある。その 時は、目的、結論を書いたあとに、詳細をつけ加える。 いきなり細かい話から入らず、全体から部分に展開すべきだ。詳細は 冗長な文章になりやすい。「箇条書き」「対比法」「６Ｗ３Ｈ」など を駆使してコンパクトにまとめるべきだ。 ★ メールの最後には、署名を入れる。署名とは、メールの名刺だ。受信 者が送信者に至急連絡したい時や、書類を郵送する時に備えて、電話 番号や郵便番号を含めた住所を載せておく。 面倒くさいからと署名をつけないメールを送ると、相手の作業が増え る。たとえば、名刺を探したり、会社の代表電話番号を調べるために ネット検索したりする必要が出てくる。 コンパクトにまとめるには、署名に載せる情報も選ぶ。会社名、部署、 氏名、連絡先、メールアドレスは必須だ。役職、会社用の携帯電話番 号、ＦＡＸ番号、ホームページのＵＲＬは必要に応じて加える。 読み手の受信環境は様々だ。パソコンでは５行でも、スマホでは倍の 10行になることもある。だからこそ「短く」「スッキリ」を心がけ るべきなのだ。