ビジ選☆リーダーズ Vol.1020『無くせる会社のムダ作業100個まとめてみた』（元山文菜）

■無くせる会社のムダ作業 オフィスワークの業務が、単純化・定型化しづらくなっている。従 来の業務改善では、複雑な業務を単純化し、決められた手順で進め られるようにパターンに定型化することが、やり方の一つだった。 ここに来て、それが大きく変化している。テクノロジーが進化し、 お客さんや競合他社など働き方が変化した。その結果、ビジネスの あり方そのものが大きく変化した。 業務は、ますます複雑化・高度化し、より洗練された仕組が求めら れている。その結果、仕事の量が増え、さらに仕事の質の高さも求 められている。 ★ ここで、策として練られる代表的な一つが人員の追加だ。だが、遅 れているプロジェクトに人を追加しても、プロジェクトは更に遅延 してしまう。これは「ブルックスの法則」として知られている。 理由は、タスク分解の限界やマネジメントやコミュニケーション の増加などだ。働く人を数字で捉えて「人を増やせば問題は解決す る」と考えるのは安易だ。 次に取られる策として、多くの職場では、新しいテクノロジーや ＡＩを活用して仕事を効率化しようとする。だが、ＩＴソリューシ ョンを導入するほど仕事が複雑化し、忙しさが増す。 なぜなら、ＩＴソリューションを導入すると、それを使いこなすた めの手間が増えるからだ。それを無視して、今まで通りのやり方に こだわると、更に仕事は増えてしまう。 ITソリューションを入れたら、単純化・定型化された仕事はＩＴ に任せるべきだ。人間は複雑・高度化した仕事に専念するべきだ。 つまり、仕事のやり方そのものを変化させねばならないのだ。 ★ 徒労感が多いにも関わらず、達成感の得られない作業が職場にはた くさんある。たとえば、できて当たり前だから、感謝されない。そ れなのに、小さなミスで責められるといった仕事がその典型だ。 いわば、マイナスをゼロにするためだけに存在する仕事だ。やって もやっても目に見えた成果を感じられない。だから「なんのために やっているのか」が理解できないのだ。 今まで当たり前にやってきた仕事も、従事する人たちを苦しめる。 単調な作業は、ＩＴソリューションの方が向いているのだ。こうし た仕事は人間が一生懸命やっても、ＩＴには勝てないのだ。 これまでを否定せず、時代の変化を楽しむことだ。時代が変わった のだから、役目を終えて働く人たちを苦しめているムダ作業に気づ き、改善すべきだ。一緒に新時代の業務を作っていくのだ。 ★ 会社の名刺を交換しても、自分の名刺を交換したことにはならな い。結局、個人の所有物でなく、組織のものなのだ。それを会社自 体も忘れて個人のやり方に任せきっている。 その結果、社内での情報共有ができなくなってしまう。たとえば、 意図せず、同じお客さんに、同じような提案をしてしまうといった ムダが発生してしまう。 また、担当者が辞めてしまうことで、相手と接点を失ってしまった りする。紙の名刺は、整理するのにも膨大な時間もかかる。このム ダな作業はチャンスさえ逃しかねないのだ。 だから、名刺・顧客管理システムを導入してデータベース化するべ きだ。名刺データを会社として管理するのだ。そうして社内の人脈 を共有できれば、顧客への戦略が立てられるはずだ。 また、いつでも最新のアプローチリストが作れるようになる。他の 調達部門との取引情報をもとに、同じ製品購入の交渉を優位に進め ることもできるはずだ。 社内で扱うすべてのデータは、個人の所有物ではない。会社のもの なのだ。そのことを思い出すべきだ。そうすることでムダを省くこ とはもちろん、新しい価値創造にもつなげるべきなのだ。