神垣あゆみ【仕事のメール心得帖】Vol.239　＜基本のメール作法＞対応に困るフレーズ

今週のテーマは【 基本のメール作法 】です。 「対応に困るフレーズ」として 　1.伝え方、受け止め方 　2.「なるべく早く」 　3.「どちらでもいい」 　4.「どうすればいい」 　5.「無理です」 を挙げ、それでは伝わらない理由 どのように書けばよいか 対処法を解説します。 ─────────────────────────────────── ＜ 対応に困るフレーズ ＞ 1.伝え方、受け止め方 ─────────────────────────────────── 　 「あの件はあれでいいから」の「あれでいい」ってどのこと？ 「そういうことなんで、一つよろしく」といわれても何をどうすればいい？ メールでも会話でも、あいまいな表現の指示は どう対処してよいか分からないことがあります。 報告書などを「まとめておいて」、 資料を「確認しておいて」というのも、 下打ち合わせ用のラフなまとめ方でよいのか、 きっちり作りこんだものがよいのかよく分かりません。 このように指示した側のイメージと それを受ける側のイメージが食い違うと、 望む結果が得られないことがあります。 指示する側にはある程度イメージができていても、 それが相手にもイメージできるように詳細に伝わっていないと 指示する側は「こんなはずでは」、指示された側は「聞いてない」 という結果に。 ▼　具体的な指示とその都度確認が大事！ ￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣ 指示する側は「分かっているだろう」という思い込みや 「あ・うん」の呼吸を相手に期待するのではなく、 ほしい結果が出るよう具体的な道筋が分かる指示を出すことが必要です。 指示を受ける側も、分かったふりや安請け合いをせず、 自分なりに対応策の方針を考え、相手に確認してから取り掛かる 作業を面倒がらずにしていけば、トラブルやミスは防げます。 今回は、分かりにくい依頼や返事に適切に対応していくための メール対応を考えていきます。