ビジ選☆リーダーズ Vol.1038『時短の一流、二流、三流 』（越川慎司）

■仕事の進め方 １日24時間は短い。仕事をしていると、もうこんな時間かと驚く ことがある。もっと効率的に仕事をこなせたらと日々考える。だが 短く終えようとしても、残業沼からは抜け出せない。 残業を気にせず、思う存分働けば、経験を積むことはできる。だが、 限界を超えて働いて、心や体を壊せば、仕事に復帰できなくなる可 能性がある。 成果を出し続ける人は、業務の処理能力が圧倒的に高いわけではな い。正しく諦めているのだ。諦めるべきポイントを見極めて、時短 すべきポイントを明らかにしているのだ。 ★ １週間のスタートは、時短の実践上極めて重要だ。メールや通知の 確認から始めると沼にハマる。週末に溜まったメールや通知の処理 に取りかかると、その日はそれで終わる。とても危険だ。 月曜からフルパワーで仕事を始めると、仕事を抱え込む。疲れが溜 まりペースが狂う。だから大事なタスクを書き出すことだ。それを 念頭に置くことで、その他のタスクへの力の入れ方が決まるのだ。 決める基準は影響力と緊急度だ。影響力の高いタスクは、長期的成 果や目標の達成に大きく関わる。将来の大型顧客に対する提案や、 リーダーシップ研修への参加などが影響力の高いタスクだ。 緊急度の高いタスクは、本日中に提出すべき報告書など、早い対応 が求められるものだ。だが、緊急ではないが影響力の高いタスクの ほうが成果と効率をアップする。緊急度より影響力を重視すべきだ。 ★ やるべきことだけでなく、やめるべきことを決める基準も明確にし ておくだ。 成果に直結しない活動、他社がより効果的に行えるタ スクは手放す覚を持つべきだ。 たとえば、週１回の内容で時間を浪費する習慣や、目標達成に不要 な会議、情報収集を見つけ出し、翌週には思い切ってやめる実験を する。問題がなければ、そのままやめ続けてしまえばいいのだ。 影響力のある２つのタスクと、やるべきこと、やめるべきことの基 準を週の初めに書き出すと仕事だけでなく、家事や育児などプライ ベートでの時短にもなる。私生活の充実にも直結するのだ。 ★ はじめの１歩を踏み出す方針を決めておくことだ。作業内容を把握 せず、戦略も持たずに作業を始めると、時間通りに終えることがで きなくなる。 不要な工程を踏んだり、作業をやり直すことになる。 全体像を整理して、やることを決めてから始めるのも良くない。 予定を詰め過ぎてしまい、想定外のことに対処できなくなってしま うことがあるからだ。 たとえば、経営会議に向けて入念に準備したのに、当日に発表時間 を半分にされて、重要なことを言い切れなかったりする。だから、 やらないことを決めてから始めるべきだ。 仕事では全てをやることが最善ではない。時にはやらないことを選 択することが求められる。これは、何が最も重要なのかを理解し、 それに集中するための戦略なのだ。 ★ たとえば、社内の資料なら、余計な情報や装飾は不要なはずだ。別 の会議の資料を流用すれば、作業時間は大幅に減る。凝った資料を 作るのはやめると最初に決めてから作成に取り掛かるのだ。 このように、取り掛かり方には戦略が求められる。タスクが多い時 ほど、やらないことを明確にするべきだ。 この原則を理解し、実 践するべきだ。そのためには、目標や優先事項を理解することだ。 これが明確なら、すべきこと、やらないことが判断できる。やらな いことを決め、得られる時間とエネルギーを使って、最も重要なタ スクに集中するべきだ。 そうすれば、やらねばならないことを見てストレスを感じることは 無くなる。自分がコントロールできる行動が選択でき、時間とエネ ルギーを最大限に活用することができるようになるのだ。